Politika privatnosti

Voditelj obrade osobnih podataka je Megatrend Redok d.o.o. (dio OMNIZON NETWORKS GROUP, dalje: REDOK), sa sjedištem u Republici Hrvatskoj.

• OIB: (naveden u Ugovoru)
• E-pošta za zaštitu podataka: privacy@redok.hr
• DPO (službenik za zaštitu osobnih podataka): dostupan na istoj e-pošti

U odnosu na osobne podatke koji se nalaze unutar poslovnih dokumenata Korisnika (Documents), REDOK djeluje kao izvršitelj obrade, dok je sam Korisnik voditelj obrade tih podataka. Ova Politika opisuje obje uloge — voditelja obrade za REDOK platformske podatke i izvršitelja obrade za Customer Content.

REDOK obrađuje sljedeće kategorije podataka:

• Podaci o korisničkom računu — ime i prezime, poslovna e-pošta, telefon, naziv tvrtke, OIB, GLN, uloga u organizaciji.
• Podaci o korištenju — IP adresa, vrijeme prijave, vrsta uređaja, korisnički agent, log zapis o izvršenim akcijama unutar portala. Koriste se za sigurnost i analitiku.
• Podaci o naplati — referentni broj računa, povijest transakcija, bankovni račun (samo za uplate prema REDOK-u).
• Customer Content — sadržaj poslovnih dokumenata koji prolaze kroz REDOK platformu. Može sadržavati osobne podatke (npr. ime kontakt-osobe na narudžbenici, e-mail za isporuku računa). REDOK ove podatke obrađuje samo za rutiranje, fiskalizaciju i zakonski propisanu arhivu — bez čitanja sadržaja za druge svrhe.
• Komunikacija — sadržaj e-pošte upućen helpdesk kanalu, zapisi telefonskih razgovora s helpdesk timom (kada se izričito najavi snimanje).

Obrada osobnih podataka temelji se na sljedećim pravnim osnovama iz članka 6. GDPR-a:

• Ugovor (čl. 6(1)(b)) — za podatke nužne za izvršavanje Ugovora i pružanje Usluge (podaci o računu, naplati, Customer Content kao izvršitelj obrade).
• Pravna obveza (čl. 6(1)(c)) — za zadržavanje e-računa u e-arhivi minimalno 11 godina (zakonski rok), za fiskalizacijska izvješća Poreznoj upravi, za AML/KYC obveze.
• Legitimni interes (čl. 6(1)(f)) — za podatke korištenja (log zapisi, sigurnost, otkrivanje prijevara), za opću analitiku korištenja platforme bez profilizacije pojedinca.
• Privola (čl. 6(1)(a)) — za marketing komunikaciju (newsletter, webinari). Privola se može opozvati u bilo kojem trenutku.

REDOK obrađuje osobne podatke za sljedeće svrhe:

• Pružanje, održavanje i poboljšavanje Usluge.
• Komunikacija s Korisnikom oko Ugovora, faktura, incidenata, planiranog održavanja i regulatornih obavijesti.
• Ispunjavanje zakonskih obveza, uključujući poreznu, računovodstvenu i regulatornu (Fiskalizacija 2.0, Peppol Access Point obveze).
• Sigurnost: otkrivanje neovlaštenog pristupa, sprječavanje zloupotrebe, forenzika u slučaju incidenta.
• Marketing (samo uz privolu): newsletter o novim funkcionalnostima i regulatornim promjenama u EDI/e-račun domeni.

REDOK koristi sljedeće sub-procesore za pružanje Usluge. Svi sub-procesori su pod ugovorom o obradi podataka (DPA) usklađenom s GDPR-om:

• Amazon Web Services EMEA SARL (cloud hosting, eu-central-1 region — Frankfurt, Njemačka). Podaci ne napuštaju EU.
• Vercel Inc. (hosting javnih web stranica i Studio sučelja). EU regije po default-u.
• Sanity.io ApS (CMS za sadržaj web stranica). EU regija.
• Resend Inc. (transakcijska e-pošta). Standard Contractual Clauses za eventualne transfere izvan EU.
• Cloudflare Inc. (CDN i DNS). Standard Contractual Clauses.

Aktualan popis sub-procesora s mjestima obrade i odgovarajućim ugovornim mehanizmima dostupan je na zahtjev na privacy@redok.hr. Korisnik može uložiti razuman prigovor protiv novog sub-procesora; u tom slučaju REDOK i Korisnik traže alternativno rješenje, a ako ono nije moguće, Korisnik ima pravo raskinuti Ugovor bez naknade.

Razdoblja čuvanja podataka:

• E-računi u e-arhivi: 11 godina (zakonski rok prema Općem poreznom zakonu).
• Ostali poslovni dokumenti (narudžbenice, otpremnice, ASN): minimalno za trajanje Ugovora + 6 godina, ako Korisnik ne zahtijeva ranije brisanje. Maksimalno do isteka zakonskog razdoblja za poslovnu dokumentaciju.
• Logovi pristupa i sigurnosti: 12 mjeseci, osim u slučaju otvorenog incidenta gdje se zadržavaju do njegovog zatvaranja.
• Računi i podaci o naplati: 11 godina (računovodstveni propisi).
• Marketing komunikacija (newsletter): do opoziva privole; podatak o privoli zadržava se 5 godina nakon opoziva radi dokaza.

Sukladno GDPR-u, ispitanik ima sljedeća prava:

• Pravo na pristup — saznati obrađuju li se vaši podaci i dobiti njihovu kopiju.
• Pravo na ispravak — zatražiti ispravak netočnih podataka.
• Pravo na brisanje — zatražiti brisanje podataka, ograničeno pravnim obvezama čuvanja (npr. e-računi 11 godina).
• Pravo na ograničenje obrade — zatražiti pauziranje obrade dok se ne riješi prigovor.
• Pravo na prenosivost — primiti vlastite podatke u strukturiranom, strojno čitljivom formatu.
• Pravo na prigovor — protiv obrade temeljene na legitimnom interesu.
• Pravo na opoziv privole — bilo kada za marketing komunikaciju.
• Pravo na pritužbu nadzornom tijelu — Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10000 Zagreb, azop.hr.

Zahtjeve šaljite na privacy@redok.hr. Odgovaramo unutar 30 dana sukladno GDPR-u; u slučaju kompleksnih zahtjeva rok se može produljiti za dodatna 2 mjeseca uz prethodnu obavijest.

REDOK provodi tehničke i organizacijske mjere usklađene s ISO/IEC 27001 standardom:

• Enkripcija u tranzitu (TLS 1.3) i u mirovanju (AES-256).
• Pristup po principu najmanje privilegije, MFA za sve administrativne račune.
• Redovite penetracijske testove (najmanje jednom godišnje).
• Postupak upravljanja incidentima s notifikacijom Korisnika unutar 72 sata u slučaju povrede osobnih podataka.
• Redovite sigurnosne kopije u geografski razdvojenim AWS regijama (EU).
• Edukacija zaposlenika o zaštiti podataka najmanje jednom godišnje.

REDOK koristi sljedeće kategorije kolačića na svojim web stranicama i portalu:

• Nužni — sesija, sigurnost, CSRF zaštita. Postavljaju se bez privole jer su tehnički nužni za funkcioniranje stranice.
• Analitički — Plausible Analytics (privacy-friendly, bez praćenja pojedinca, EU hosting). Aktivni samo uz privolu putem cookie banera.
• Funkcionalni — pamćenje jezika i pristupačnosti.

Privolu možete kontrolirati kroz cookie banner pri prvoj posjeti ili putem postavki preglednika.

Ova Politika može se izmijeniti radi usklađivanja s propisima ili poslovnim potrebama. Materijalne izmjene najavljuju se najmanje 30 dana unaprijed putem e-pošte registriranim Korisnicima i banner notifikacijom na portalu.

Tekuću verziju uvijek možete pronaći na ovoj stranici. Povijesne verzije i changelog dostupni su na zahtjev na privacy@redok.hr.